Takenplanner

Om een meervoud aan taken op een correcte en tijdige manier uit te voeren is een betrouwbaar opvolgingsysteem nodig om ervoor te zorgen dat elke uit te voeren taak bij de juiste persoon komt, deze taak uitgevoerd wordt, en – indien nodig – de taak vervolgens gecontroleerd wordt. Voornamelijk als er meerdere bronnen zijn waaruit taken kunnen voortkomen (vergaderingen, aanvragen voor materiaal of documenten, …) is een dergelijk systeem heel nuttig.

De standaard takenplanner-module in Metis zorgt ervoor dat iedereen zijn of haar taken kan opvolgen via slechts één persoonlijke lijst, namelijk Mijn Lijst. Deze lijst wordt opgesteld uit alle taken die toegekend worden aan deze persoon, onafhankelijk uit welk domein ze ontspringen (kwaliteit, interne processen, milieu,…).

Daarnaast is er ook een Mijn gemelde taken waarin de lijst van taken te zien is welke aangemaakt zijn. Deze lijst maakt het gemakkelijk om na tegaan of alle taken op tijd worden uitgevoerd.

Dit is slechts de basis van de takenplanner-module die uiteraard veel meer mogelijkheden heeft, zoals bijvoorbeeld

  • een automatische verzending van e-mails ter herinnering van openstaande taken, zowel naar de verantwoordelijke als de aanmaker van de taak.
  • Allerlei rapportering over personeel, entiteiten, functies,… met duidelijk weergegeven evolutie van nieuwe, openstaande, overdue en afgesloten taken.
  • Instelling ter bepaling of de uitgevoerde taak ter controle moet worden aangeboden aan de aanmaker, of niet, enz.
  • Mogelijkheid tot synchronisatie met taken in Outlook.

Deze toepassing kan aangepast worden voor elke gebruiker of gebruikersgroep door het instellen van toegangsrechten op velden en functies. U kunt ook uw eigen procedures voor het wijzigen en aanmaken van gegevens definiëren via de workflow module.

Een handigheidje is de MobTop (Mobile / Desktop), welke de gebruiker steeds gesynchroniseerd houdt met zijn lijsten. Het is ook mogelijk om hier snel een taak af te vinken als ‘uitgevoerd’.

Bouwend op de bestaande toepassing, kan Flexisle andere specifieke functies voor uw organisatie op verzoek aan de Takenplanner toevoegen.

News Flash