Operational Continuity Manager (OCM)

Deze toepassing biedt een antwoord op de vraag:

Hoe beheer ik mijn dienst of kantoor zo efficiënt mogelijk om te verzekeren dat alle benodigde taken correct en tijdig worden uitgevoerd?

Verdeling en toekenning van verantwoordelijkheden en bevoegdheden verdient in elk bedrijf de nodige aandacht en opvolging, en is een typische taak van een afdelingshoofd. De OCM toepassing kan deze taak ondersteunen.

Nemen we als voorbeeld een diensthoofd welke in zijn dienst 100 periodisch uit te voeren taken heeft geïdentificeerd in zijn dienst: zoals het opmaken van de uit te sturen facturen, bijwerken van personeelsgerelateerde zaken (personeelsplanning, ziekteverlof, vakantieregelingen, …), voorzien van voldoende kantoorbenodigdheden, etc. Eenmaal deze taken toegekend zijn aan het personeel, is het niet de wens van het diensthoofd om elk van deze taken dagelijks te moeten opvolgen. Enkel in geval er zich een probleem stelt bij het uitvoeren van de taak, wil het diensthoofd hiervan op de hoogte gebracht worden.

De OCM toepassing stelt het diensthoofd in staat om deze taken te identificeren en toe te kennen aan zijn personeel. Hierbij kan hij verder definiëren hoeveel dagen elke taak mag open staan, wanneer een herinneringsemail moet worden gestuurd, en wanneer het diensthoofd op de hoogte gebracht moet worden.

Op basis van de taken die ingebracht worden door het diensthoofd, levert de OCM toepassing voor het uitvoerend personeel de nodige structuren om elk van hun taken overzichtelijk te beheren. Dit wordt ondersteund door de MobTop die het eenvoudig maakt om de dagelijkse/wekelijkse… opdrachten te plannen en na te komen.

Bij het niet tijdig vervullen van een taak krijgt eerst de uitvoerder een herinneringsemail na enkele dagen. Indien de opdracht echter langer open blijft, zal ook het diensthoofd op de hoogte gebracht worden hiervan. Deze laatste kan dan nagaan wat hiervan de reden is (persoon is ziek, op langdurige missie, heeft de zaak verlaten…) en de nodige actie ondernemen.

Indien beslist wordt om de verantwoordelijkheden te verleggen naar een (of meerdere) andere persoon, kan dit heel eenvoudig worden doorgevoerd via de OCM toepassing. Deze werkwijze waarborgt steeds de correcte en tijdige opvolging van alle uit te voeren opdrachten en op te nemen verantwoordelijkheden binnen de dienst.

News Flash